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貿易管理業務とそのシステム化とは
第2回 貿易管理の担当者の悩み
【受発注情報】
●担当者は、自分が受注したものに対し、書類の手続きがどこまで進んでいるかわからない、もしくは物がいつ届くのかわからない
【貿易文書情報入力】
●ペーパーレスにしたい
●電子化したインボイスやパッキングリストと一緒にB/L (Bill of Lading)や原産地証明書等を管理したい
●過去のデータやマスタを利用できないため、入力漏れ、入力ミスが発生してしまう
●担当者は受発注管理システムと輸出入システムに同じ情報を入力しなければならない
●3国間貿易ではインボイスを作成する際に、Faxやイメージファイルとしてメールで添付されて来る、もしくは表計算シートなど電子データで送られて来る が、データ連携ができていないため、海外販社から送られてくるインボイスとほとんど同じ情報を使うのにもかかわらず、手入力をし直さなければならない
【会計情報】
●フォワーダーからの諸掛費用の情報が合っているか、いちいち運賃表を基に手計算しなければならない
●運賃表は個人単位で管理しているため、料金改定時にはそれぞれが修正を行っている
●運賃計算用の表計算シートは独自の計算式を埋め込んでいるため、他人が使用、もしくは修正して使うことは難しい
●フォワーダーや船社からの諸掛費用に関する請求に対して、請求金額を事前に把握できていない
【業務その他】
●人数が減っているもしくは同じままなのに、取扱量は増加している
●入力した情報を運賃交渉など効果的に利用したい
上記課題は、必要な情報を電子化し、可視化すること、データ連携を行うことで解決できることはご承知のとおりです。ただ、電子化することで、ただで さえ入力項目が多いのに、担当者にストレスがかかっては意味がありませんし、ミスもより増えてしまいます。担当者の意見をまとめ、如何に無駄な入力がな く、簡単で担当者にとって痒いところに手が届くシステムを作るかが重要です。
いざシステム導入ということになると思いますが、システム管理者から見るとシステム導入の課題としては、以下が挙げられます。
■海外の販社も独自の受発注・輸出入システムを構築している
■バージョンアップによる担当者へのプログラムの配布が面倒である
■パッケージ利用のため機能拡張をしにくい
■管理サーバが増えるので積極的な導入に賛成できない
システム管理に関していえば、Webシステムにすることで、本社にて一元管理が可能であり、ご承知のとおり、ユーザーはwebブラウザさえあれば、 機能拡張によるバージョンアップの際も、サーバにインストールさえすれば、特にインストールする必要がありません。貿易業務は、以前から行われており、新 たに導入するためのメリットを提示しにくいのが現状です。また、一取引にかかる時間は、一連の作業に各担当者が介在し、担当者間で待ちが発生するため、把 握は難しくなります。ただ、Webシステムで、基幹システムと連携することによる2重入力の削減や作成後の次の担当者へのメール通知を行うことで、作業時 間を把握しやすくなりますし、サーバの集中管理によって開発や保守の工数削減ができることを容易にイメージはできると思います。
以上の課題を踏まえて作成したコンセプトがMCFrame/Tradeとなります。次回、次々回とTradeのベースとなる機能について深堀をしてまいります。