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貿易管理業務とそのシステム化とは
第3回 MCFrame/Tradeの特長(貿易情報共有)
第1回では貿易に対する経営課題、第2回では現場レベルでの課題を荷主の視点で書きました。今回からはそれらの課 題を解決するために、MCFrame/Tradeの主要管理機能である「貿易情報を共有するための管理機能」と「フォワーダーから請求される運賃などの諸 掛費用を管理する機能」についてご紹介いたします。早速、荷主の輸出入業務を支援する貿易情報共有機能について始めます。
貿易情報の共有をするという場合、皆さんはどのようなイメージをお持ちしょうか。書棚に管理してある印刷したInvoiceや送られてきた船荷証 券(Bill of Lading)を閲覧するイメージでしょうか。それとも、エクセルで作成したInvoiceの電子ファイルや船荷証券をスキャンしたものをファイルサーバ に保管しているのを想像しますでしょうか。もちろん違うと思われたことでしょう。貿易パッケージでさえ、顧客名や船名など項目ごとにデータベースに格納し ていれば、文書のバージョン管理も容易に行えますし、過去データの参照や引用も行えます。Packing Listを作成する際には、元となるInvoiceのデータを呼び出せば、部分的に2重入力も防げますし、タイプミスも削減できることになります。 MCFrame/Tradeでは、さらにInvoiceには記述されていない情報(例えば、運賃などの諸掛費用)やイメージファイル(例えば、船荷証券) をInvoiceに関連付けて格納することが簡単にできます。前回、Webアプリケーションで構築することのメリットを挙げました。
もうお気づきかと思われますが、MCFrame/TradeはWebアプリを介して蓄積されたデータを参照しています。MCFrame/Tradeを利用することによる貿易情報共有のメリットをいくつか書き出します。
●Webアプリ+DBの利点を生かす
・フォワーダーや販社に機能提供することで、各々が自社で入力することができ、
情報を共有できる
・社内のMCFrameや他ERPとのデータ連携を実現できる
・入力項目の共有により営業/物流/財務部門での2重入力を削減する
・各貿易書類の作成状況の監視や確認ができる
・フォワーダーのシステムなど、社外のシステムとインターネット経由でのデータ連携を行える
・貿易情報の共有によりオーダーしたアイテムの入荷予定日を把握できる
・Invoiceに紐付けて、Packing Listや原産地証明書データの管理ができる
・Invoiceに紐付けて、船荷証券などスキャナーで取ったイメージも格納できる
・Invoiceに紐付けて、運賃や書類作成など、書面上に関係ないデータを管理できる
・蓄積された過去の実績をダウンロードできるため、データを分析し、運賃交渉などに利用できる
・データ連携で取得したデータに対し、画面上で修正を行える
Webアプリであると操作性が落ちると一般的に言われていますが、MCFrame/Tradeでは極力、操作性を落とさない様に、逆に、webアプリの使いやすさを利用して構築することを心がけています。
●操作性
・Webブラウザ上で簡単かつ直感的な操作で書類を作成すること
・アクセス権限(ユーザーの役割)によって入力できる部分を制御できること
・輸出入のSea/Airの情報をそれぞれ一画面で視認できること
・マウスを使わないで情報入力できる様にすること
・積み地や揚げ地などの情報を事前に登録することで、文書作成時には、入力のみではなく、
登録済みのデータを選択・検索しながらの作業を中心として行えること
・過去情報を参照しながら情報の入力が行えること
機能としてキーワードをまとめますと、Invoiceに紐付け、データ連携、二重入力項目の削減、ステータス管理、分析となります。
Invoiceに紐付けて管理することで、整理、検索、分析がしやすくなるのはご想像いただけると思います。また、Webやインターフェースの双方から、 データを共有できるため、各システムもしくは各担当者間によって、二重入力を行っていた箇所が減ったり、その場で修正できたりすることもご理解いただける と思います。
以上の様に、それぞれの作業や入力項目などのデータを蓄積することによって、現業務に対して定量化ができるのです。たとえば、それぞれのタイムスタ ンプをとることによって、どの作業にどのくらい時間がかかっているか、どの部分の作業や項目で修正が多く発生するかを具体的に把握でき、ボトルネックを排 除するための情報を得ることができるのです。
今回、あえて、管理対象文書の種類を記述しませんでした。前回申しましたとおり、MCFrame/Tradeはコンセプトを提供しているので、こうでな ければならないということはありません。作成したい文書があれば、どのようにしたら入力しやすいかを考え、その文書に適したフォームやインターフェースを 構築します。今までの利用ケースで多かったのは、Invoice、Packing List、Shipping Instruction、原産地証明になります。対象業務としては、輸出入のAir及びSeaが利用されています。とりあえず輸出業務から始めたいという 方や三国間取引に利用したいという方も結構いらっしゃいます。
今回は情報共有の機能について、抽象的に記述いたしました。皆様から、より良いMCFrame/Tradeの使い方などをお教えいただき、反映できればと思っています。最終回では、主な機能の一覧をもう少しすっきりとした形でお知らせしたいと思います。
次回は、機能特集第2弾として、費用に直結する諸掛管理機能についてご案内いたします。