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貿易管理業務とそのシステム化とは
第4回 MCFrame/Tradeの特長(諸掛費用管理機能)
今回は、前回お伝えいたしましたMCFrame/Tradeの機能の一部である「貿易情報共有機能」に引き続き、「諸掛費用管理機能」についてお伝えします。
皆様はフォワーダーや船社から請求される運賃やその他の諸掛費用に対して、その請求金額が妥当であるかを把握されておりますでしょうか。事前に受 領した料金表を基に専任の担当者を任命してチェックさせたり、輸出入部門の担当者がそれぞれ計算したりしていると思います。企業によっては2重3重の チェックを行っているかもしれません。アルバイトを使ってコストの削減に取り組むなど、あらゆることに取り組まれていることと思います。
しかし、この一連の作業にはいくつかの課題があります。以下に記しました「誤請求の課題」、「料金表のメンテナンスの課題」、「システム化の課題」について現行業務の課題として当てはまっていないかを確認いただきたいと思います。
○誤請求の課題
・年間どのくらいの誤請求が発生しているか把握していない
・請求が来るまでは費用がわからない
・誤請求に対し、皆様から業者に訂正依頼をする
各々の担当者がInvoiceごとに請求額の訂正を行ったとして、企業全体ではどのくらいの規模になるのでしょうか。もし誤った請求があった場合に、何故、自分たちで作業を行わなければならないのでしょうか。
MCFrame/Tradeでは、どの項目で誤請求があったかを業者に通知することができ、業者によって正常値への訂正が完了するまで、請求処理を完了とみなさないことが可能です。そして、ミスの回数や項目ごとの請求金額を過去データとして蓄積します。
○料金表の課題
・運賃などの料金改定がある度に担当者ごとに個人の表計算シートの料金表を修正している
・料金表の管理のために表計算シートに関数が埋め込まれ、
複雑すぎて他人が利用できないため、引継ぎや関数の修正ができない
料金表は頻繁に変わりませんし、地域ごとに担当が分けられていれば、一見、無駄な作業はなさそうです。しかし、担当者が辞めてしまった時点で、そのシートの使い方がわからず使えなくなってしまうのは悲劇です。
○システム化の課題
システム化を行っていないための人為的作業の課題
→貿易取扱高が増加傾向にある
→チェックのための作業工数が膨らむ
→チェック時の精度向上
システム化を実現する上での課題
→人の手で支障なく業務できているのでシステム化の必要がない
→投資効果が出せないため、導入に至らない
→Excelのような使い勝手で運賃表のメンテナンスができない
→他システムとの連携に費用がかさむ
ボリュームが多く、法則のある単純な計算は計算機、つまりシステムが最も得意とするところです。できればシステムに任せたいのに、全てのInvoice に対してチェックしていないことを上司に伝えることができない、もしくは、システムの導入効果として数字が出しにくいからできないなどの理由があると思い ます。しかし、上記の課題に悩んでいたお客様は、実際に今回の導入で、社内で社長賞を取るほどの効果を挙げています。
これらの課題に対して1つでも当てはまるのであれば、MCFrame/Tradeの導入をご検討いただきたいと思います。輸 出のAirから始めてみる、他システムとのデータ連携は行わないなど、MCFrame/Tradeのほんの一部分から導入することもできます。また、諸掛 管理機能をすべて導入することで、上記の課題解決によるチェック作業の時間削減や請求額の精度向上のほかに、請求項目ごとの実績金額や誤請求の頻度を分析 することで、業者との価格交渉ができるかもしれません。